El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un
documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente.
El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se
define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata
de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El
término viene del latín memorandum, que significa “cosa que debe recordarse”.
También en la oficina es conocido como un "memo".
El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de
una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes
que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter
interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre
los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma.
Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se
considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por
lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir
otros documentos como las notas.
Como se mencionó, el memorando transmite información, que
normalmente, incluye instrucciones, orientación, peticiones, informes,
respuestas, advertencias, etc., todo los que sea importante tener presente entre
oficinas o departamentos, ante algún problema o situación de trascendencia.
Aunque es un documento más bien informal, en comparación con las memorias o las
notas, es necesario que sea redactado de manera precisa, clara y concisa. Se
debe tener en cuenta que debe ser escrito en tercera persona, evitando hacerlo
en primera persona. Se debe referir sólo al asunto tratado, sin incluir cosas
que no estén relacionadas. Sólo se debe usar la construcción positiva. Se deben
evitar los rodeos y el uso de oraciones largas que perjudiquen el entendimiento
rápido del asunto.
En cuanto al contenido, un memorando incluye el membrete, el
título del documento indicando que es un memorando, el lugar y la fecha de
emisión, los datos del remitente y el destinatario (incluyendo sus cargos), el
asunto del documento, el contenido o el cuerpo, el pie de firma y las
referencias finales.
En la práctica, la estructura de un ejemplo de memorando
puede incluir las siguientes líneas: 1- Para: El nombre en cuestión,
2-CC: (con copia a quien corresponda), 3-De: Quien lo envía,
4-Fecha: la fecha del memo, 5- Asunto: El motivo del documento.
Luego vendría el mensaje, muy breve, de uno o dos párrafos por lo usual, y se
termina sencillamente por un "Gracias por su atención" o alguna frase por el
estilo. No existen estándares para el memorándum por no ser un documento de los
más formales, por lo que el asunto es bastante libre, y lo que se busca es ir al
grano de la manera más sencilla posible para comunicar el mensaje.
