El organigrama de una organización, también llamado carta o
gráfica de organización, consiste en una representación gráfica de las
relaciones jerárquicas existentes entre los departamentos, unidades de negocio o
personas que integran la organización. Toda empresa cuenta con un organigrama de
fácil acceso para el personal, de tal manera de simplificar la visión total de
las responsabilidades, facilitando la gestión interna y externa.
Un organigrama específicamente da cuenta de: la división de
funciones; niveles jerárquicos; líneas de autoridad y responsabilidad; canales
formales de comunicación; los jefes de cada grupo de empleados, y relaciones
entre los puestos y departamentos de la empresa
Físicamente los organigramas representan impresos en papel o
medios electrónicos (existen programas especializados o software dedicado a la
confección de organigramas) a los puestos o departamentos de una empresa y la
relación existente entre ellos. Cada puesto, departamento, persona u elemento en
el organigrama es representados mediante un cuadrado o rectángulo en cuyo
interior se rotula el elemento en cuestión. De éstos se desprenden diversas
líneas que representan conexiones con otros puestos o departamentos de la
empresa; esta conexión hace referencia a canales de autoridad y responsabilidad.
Por lo general los organigramas son muy sencillos y claros,
en otras palabras, intentan tener pocos cuadros que señalen puestos y muy
separados entre sí. Además se limitan a tener los nombres de las funciones y no
de las personas que ocupan los cargos, en el caso contrario, que es muy poco
común, se suele poner en mayúscula la función del puesto y en minúscula el
nombre de quien lo ocupe.
Pese a la eficacia que pueda presentar un organigrama,
también posee importantes desventajas. Por un lado se limita a mostrar tan sólo
las relaciones formales existentes entre la autoridad sin mencionar el resto de
las conexiones informales que hay. También omite cuánta autoridad posee cada uno
de los puestos graficados.
Los organigramas pueden ser graficados de diversas formas.
Existen de varios tipos; verticales, horizontales, circulares y escalares.
El organigrama vertical consiste en que cada cuadro que está
bajo a otro es representado en un nivel inferior, cuya conexión se identifica
con líneas que dicen relación con la responsabilidad y autoridad existente. En
algunos organigramas de este tipo, se coloca al margen y a la altura de los
cuadros correspondientes el nivel administrativo que se le adjudica a un puesto
determinado, por ejemplo, alta administración, intermedia o inferior.
El organigrama horizontal es muy similar al vertical. La
diferencia radica en que en este caso se comienza con el máximo nivel jerárquico
de izquierda a derecha hasta finalizar con el nivel inferior.
El organigrama circular consiste en un cuadro central donde
se inserta a la autoridad máxima. Alrededor de éste van círculos que constituyen
distintos niveles de organización y donde van insertados distintos jefes a los
que se les trazan líneas que representan las relaciones de responsabilidad y
autoridad.
Los organigramas escalares están formados por los diversos
niveles jerárquicos inscritos al margen izquierdo dejando espacios de sangría.
Las organizaciones modernas se caracterizan, entre otras
cosas, por tener una estructura jerárquica más bien plana, motivo por el cual
los organigramas en las empresas de gestión moderna son más "alargados" que
altos, mientras que los organigramas de hace algunas décadas eran más bien
"altos"; esto se traduce en más cargos o personas con un mismo nivel jerárquico,
sin tantos niveles o diferencias radicales en importancia o responsabilidad,
característica de organizaciones abiertas y eficientes.
