Qué es una oficina virtual ?

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Una oficina virtual es un término que se emplea para servicios de oficina compartidos que incluyen dirección comercial, servicios de correo y mensajería, de telefonía, de fax, de contestador, de alojamiento web, y facilidades para reuniones y conferencias. Éste es un nuevo modelo de oficina que permite que las personas se relacionen electrónicamente, sin necesidad de una oficina física, ya que el trabajo en este tipo de sistema se realiza en cualquier parte en donde la persona pueda estar conectada.

Hay una disputa con respecto al origen del término oficina virtual. Por una parte, Chris Kern dice ser quien comenzó con este término en un artículo de revista publicado en 1983. Pero, por otra parte, su afirmación se contradice ya que la empresa Servcorp fue la primera en utilizar los términos y aplicaciones de la industria virtual y de oficina de servicios en 1978. La oficina virtual comenzó en esos años debido a que en ese tiempo aparecieron microcomputadoras y equipos de comunicación de menor costo. Eso permitió a las personas la posibilidad de trabajar desde sus casas.

Las empresas que usan la oficina virtual, generalmente son aquellas que: buscan una opción de bajo riesgo de arrendar una oficina convencional; desean probar nuevos productos o ideas de servicios; reducir el tamaño de la oficina convencional; buscan establecer una presencia comercial en el lugar de establecimiento del proveedor; desean obtener una dirección comercial en un lugar de alto costo para mejorar su imagen empresarial; y buscan servicios comerciales de apoyo como el servicio de contestador, entre otras.

Una oficina virtual presenta varias ventajas para una empresa, como el ahorro de dinero destinado a instalación, ya que no habría necesidad de una gran capacidad para oficinas por el hecho de que varios de los empleados trabajan desde sus casas. Por ese mismo hecho, se requiere menor gasto de equipo de oficina para cada empleado. El trabajo resultará más productivo en tiempos de fenómenos atmosféricos o enfermedades que impidan el traslado de los empleados. Ellos estarán trabajando en sus casas sin ser afectados. También beneficia a las personas discapacitadas, que sin problemas podrían realizar un trabajo desde el hogar.

En cuanto a las desventajas y críticas contra la oficina virtual se encuentran situaciones como la aparición de muchas empresas con una misma dirección. Además, existe poca regulación gubernamental, lo que causa que existan proveedores irresponsables y que empresas fraudulentas hagan disposición de ellas. En cuanto a sus empleados, también existe el riesgo de problemas sicológicos como sensaciones de aislamiento, temores de perder el trabajo y decaimiento anímico.

Una empresa que utiliza la oficina virtual debe asegurarse de proveer a sus empleados con las herramientas necesarias para que ellos trabajen desde sus casas. También, es importante que exista un control eficiente desde las oficinas fijas y asegurarse de controlar minuciosamente las llamadas telefónicas de los empleados que trabajan a distancia. Además, es esencial que existan reuniones periódicas en donde asistan todos los trabajadores, con el fin de motivarlos y favorecer la comunicación.

Aún así, en estos tiempos en que todo avanza más rápido y en donde se requiere un ahorro monetario, la oficina virtual provee una gran oportunidad para aumentar las actividades de una empresa, con ello su productividad y al mismo tiempo disminuir los costos.

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