Una oficina virtual es un término que se emplea para
servicios de oficina compartidos que incluyen dirección comercial, servicios de
correo y mensajería, de telefonía, de fax, de contestador, de alojamiento web, y
facilidades para reuniones y conferencias. Éste es un nuevo modelo de oficina
que permite que las personas se relacionen electrónicamente, sin necesidad de
una oficina física, ya que el trabajo en este tipo de sistema se realiza en
cualquier parte en donde la persona pueda estar conectada.
Hay una disputa con respecto al origen del término oficina
virtual. Por una parte, Chris Kern dice ser quien comenzó con este término en un
artículo de revista publicado en 1983. Pero, por otra parte, su afirmación se
contradice ya que la empresa Servcorp fue la primera en utilizar los términos y
aplicaciones de la industria virtual y de oficina de servicios en 1978. La
oficina virtual comenzó en esos años debido a que en ese tiempo aparecieron
microcomputadoras y equipos de comunicación de menor costo. Eso permitió a las
personas la posibilidad de trabajar desde sus casas.
Las empresas que usan la oficina virtual, generalmente son
aquellas que: buscan una opción de bajo riesgo de arrendar una oficina
convencional; desean probar nuevos productos o ideas de servicios; reducir el
tamaño de la oficina convencional; buscan establecer una presencia comercial en
el lugar de establecimiento del proveedor; desean obtener una dirección
comercial en un lugar de alto costo para mejorar su imagen empresarial; y buscan
servicios comerciales de apoyo como el servicio de contestador, entre otras.
Una oficina virtual presenta varias ventajas para una
empresa, como el ahorro de dinero destinado a instalación, ya que no habría
necesidad de una gran capacidad para oficinas por el hecho de que varios de los
empleados trabajan desde sus casas. Por ese mismo hecho, se requiere menor gasto
de equipo de oficina para cada empleado. El trabajo resultará más productivo en
tiempos de fenómenos atmosféricos o enfermedades que impidan el traslado de los
empleados. Ellos estarán trabajando en sus casas sin ser afectados. También
beneficia a las personas discapacitadas, que sin problemas podrían realizar un
trabajo desde el hogar.
En cuanto a las desventajas y críticas contra la oficina
virtual se encuentran situaciones como la aparición de muchas empresas con una
misma dirección. Además, existe poca regulación gubernamental, lo que causa que
existan proveedores irresponsables y que empresas fraudulentas hagan disposición
de ellas. En cuanto a sus empleados, también existe el riesgo de problemas
sicológicos como sensaciones de aislamiento, temores de perder el trabajo y
decaimiento anímico.
Una empresa que utiliza la oficina virtual debe asegurarse de
proveer a sus empleados con las herramientas necesarias para que ellos trabajen
desde sus casas. También, es importante que exista un control eficiente desde
las oficinas fijas y asegurarse de controlar minuciosamente las llamadas
telefónicas de los empleados que trabajan a distancia. Además, es esencial que
existan reuniones periódicas en donde asistan todos los trabajadores, con el fin
de motivarlos y favorecer la comunicación.
Aún así, en estos tiempos en que todo avanza más rápido y en
donde se requiere un ahorro monetario, la oficina virtual provee una gran
oportunidad para aumentar las actividades de una empresa, con ello su
productividad y al mismo tiempo disminuir los costos.
