Para que podamos entender este concepto, debemos saber que el
ser humano siempre ha tenido la necesidad de encontrar el éxito en cualquiera de
sus actividades. Muchas veces no podemos lograr ese objetivo debido a nuestras
propias limitaciones. Es por ello que se recurre a la colaboración o ayuda de
otras personas, formando así una organización. Ésta puede estar conformada por
dos o más personas que necesariamente se comunicarán y velarán en conjunto por
alcanzar su propósito. La ciencia que estudia la manera de administrar una
organización se denomina la Administración de Empresas.
Una organización hace posible que muchas personas funcionen
como una unidad; para asegurar que cada una de ellas cumpla a cabalidad con su
papel dentro de esta estructura, la organización debe estar muy bien diseñada,
estableciendo un orden y normas que todos los participantes deben conocer
bien. Además, es necesario que esas normas y los recursos de la empresa
(humanos, técnicos, materiales y financieros) estén orientados a alcanzar los
fines que se propone. Estos fines o metas deben, necesariamente, existir en una
entidad o el concepto de organización no tendría razón de ser, ya sea para
generar bienes o no. En el caso de una empresa, el fin es, de hecho, generar
bienes o servicios.
El conjunto de todos estos elementos que usa una organización
como medio para alcanzar sus objetivos, se llama estructura de organización. Su
existencia es indispensable para que la organización sea más productiva y
económica. En ésta se establecen la disposición y correlación de las
actividades, jerarquía y funciones requeridas para alcanzar los objetivos.
Otro elemento de la organización es la sistematización, que
establece la coordinación de las actividades y los recursos de la empresa; la
idea es facilitar el trabajo y la eficiencia. La agrupación y asignación de
actividades y responsabilidades es un tercer elemento que promueve la
especialización jerárquica, debido a la necesidad de establecer autoridad y
responsabilidades en la empresa. Con el objeto de realizar el trabajo del modo
más eficaz, la organización establece los métodos más sencillos. Así surge un
cuarto elemento llamado simplificación de funciones.
La organización se divide en unidades administrativas
llamadas departamentos; cada uno tiene funciones y responsabilidades diferentes.
Son dirigidos por una autoridad llamada gerente, el cual está encargado de
actividades específicas dentro de la empresa. Estas unidades necesariamente
deben relacionarse entre sí para obtener la eficiencia que se busca.
Algunas ventajas de una buena organización son: lograr un
contexto en el que el personal trabaje en conjunto en lugar de hacerlo en
contra; facilitar el logro de los propósitos de la empresa; proporcionar
comunicaciones efectivas y eficientes; reducir la duplicidad del esfuerzo al
mínimo; dar a conocer a los empleados las redes o rutas de mando; proporcionar
métodos para realizar actividades con un mínimo de esfuerzo; incrementar la
productividad y reducir los costos al evitar la lentitud o ineficiencia en las
actividades.
